Retour sur la commission RSE/RH du 7 mai 2020 | Déconfinement

La commission a permis d’échanger de bonnes pratiques à instaurer à l’approche du déconfinement.

Les lignes directives ont été annoncées par Business Mauritius. Les lignes directives s’appliqueront à tous les employés et incomberont aux dirigeants, RH, responsables de la santé et de la sécurité de s’assurer que les mesures nécessaires seront prises et que toutes les parties prenantes se conforment en conséquence.

De plus, les informations ci-dessous ne sont pas exhaustives et que d’autres éléments nous seront communiqués

Un résumé des dispositions mis en place dans les entreprises à partir du 15 mai

La phase 1 :

(a) Activités essentielles et 10% des employés reprendront du jour 1 au jour 7 ;

(b) Communication de la direction et du service des ressources humaines au personnel et aux employés concernés qui doivent venir travailler sur le site, et le permis de travail nécessaire + précautions de sécurité

(c) Déclencher des permis d'accès au travail

(d) Les employés qui auront besoin d'un travail à domicile seront informés par leur chef de département (HOD) et les tâches / objectifs / examens nécessaires seront fixés et contrôlés par le HOD concerné.

La phase 2 :

(e) Retour de 25% de tous les employés, y compris ceux qui travaillent déjà dans la phase 1. Le personnel administratif est encouragé à travailler à domicile ou à travailler tous les deux jours pour réduire le regroupement dans les bureaux

(f) Déclencher des permis d'accès au travail

(g) Communication de la direction et du service des ressources humaines au personnel et aux employés concernés qui doivent venir travailler sur le site, et le permis de travail nécessaire + précautions de sécurité.

La phase 3 :

(h) La phase 3 est un retour à la normale avec tout le personnel retournant sur le lieu de travail (bureau ou sur site).

(i) Communication de la direction et du service des ressources humaines au personnel et aux employés concernés qui doivent venir travailler sur le site, et le permis de travail nécessaire + précautions de sécurité

Procédures à mettre en œuvre

Avant que les employés ne reprennent les travaux de la phase 1 (comme l'ont confirmé les autorités), assurez-vous que les lieux de travail sont soigneusement nettoyés / désinfectés.

Des désinfectants pour les mains et des équipements de protection (masques et gants) doivent être mis à la disposition de l'équipe de nettoyage.

Les poignées de porte à travers les sites doivent être désinfectées et dans la mesure du possible, les portes doivent être maintenues ouvertes pour empêcher l'utilisation des poignées.

Formation en ligne / Memos

Il est important de communiquer, et finaliser les procédures de précaution aux employés avant leur retour au travail. Cela peut être faite comme une formation / mémos en ligne formelle pour les employés qui peuvent avoir accès aux installations informatiques. Il est recommandé qu'une formation d'introduction sur les mesures de sécurité pour COVID 19 soit dispensée à tous les employés le premier jour de reprise du travail avant leur accès à leur poste de travail respectif. (La distanciation sociale s'applique).

Tenir des registres de présence.

Masques, gants et désinfectants

L'entreprise doit prévoir des masques jetables ou lavables pour tous les employés et il sera obligatoire de porter le masque dans les locaux de l'entreprise.

Procédure pour le masque lavable : 2 masques doivent être fournis à l'employé et le reçu doit être accusé réception en signant le bon de livraison qui sera contrôlé par l'adjointe administrative / HOD.

Les employés sont responsables du lavage de leurs masques. En cas de remplacement, le masque ancien / défectueux doit être retourné pour éviter les abus et faciliter le contrôle.

Procédure pour les masques jetables : 1 masque à fournir quotidiennement à l'employé. L'adjoint administratif / HOD doit tenir un registre du nombre de masques remis quotidiennement et s'assurer qu'un stock suffisant est disponible.

Des désinfectants seront mis à disposition dans tous les services et toilettes. Aucun employé n'aura accès au lieu de travail en l'absence de l'équipement susmentionné. Le non-port de l'équipement peut entraîner des sanctions disciplinaires.

Vous souhaitez acheter des masques pour la sécurité de vos équipes chez des fournisseurs locaux, l’Antenne de la Région Réunion vous propose la liste des fournisseurs mauriciens.

Consultez la liste des fournisseurs et les spécifications et les détails des prix des masques disponibles.

Transport de l'entreprise :

Entrer dans le véhicule

  • Le conducteur doit mettre un masque et des gants avant d’entrer dans son véhicule
  • Le conducteur doit se désinfecter les mains
  • Ouvrez la portière du véhicule pour faire circuler l’air
  • Désinfecter les sièges et les poignées et autres pièces à l'intérieur des véhicules
  • Le conducteur doit s’assurer que tous les employés / passagers qui montent à bord du véhicule portent un masque et des gants &le conducteur doit vaporiser du désinfectant sur les gants à main des employés / passagers.
  • L'employé doit s'asseoir à une distance appropriée pour garantir que des mesures de distance sociale de 1 m entre les deux sont respectées.
  • L'employé / passager doit garder son masque et ses gants pendant tout le voyage.

Après le déchargement des passagers, le conducteur doit désinfecter le véhicule après chaque trajet

Présence (arrivée / départ vers / depuis le lieu de travail)

À son arrivée sur les lieux de travail, l'employé doit porter un masque et des gants, faute de quoi l'accès peut lui être refusé.

Les employés doivent se désinfecter les mains.

Un personnel désigné par la direction doit effectuer le contrôle de la température de chaque employé à l'aide d'un thermomètre laser de température. La température des employés doit être inférieure à 38 degrés Celsius pour l'autorisation d'accès. Dans le cas où la température est supérieure à 38 degrés Celsius, l'employé doit attendre jusqu'à ce que la direction soit informée et décider de l'action. Les travailleurs devront remplir un formulaire d'entrevue de retour au travail le premier jour de la reprise du travail.

Gardez une trace du formulaire de surveillance quotidienne de la température

Présence

Il n'est certainement pas recommandé d'utiliser la reconnaissance des empreintes digitales pour l'enregistrement des présences.

Mais dans le cas où l'utilisation de la reconnaissance des empreintes digitales pour l'enregistrement de la présence doit être maintenue, des mesures strictes doivent être prises pour la désinfection des mains avant et après utilisation ainsi que la désinfection du point de contact de la machine après / avant chaque utilisation.

Contrôle électronique des portes / ouvertures d'accès :

  • Assurez-vous qu'un désinfectant est disponible à côté de chaque dispositif d'accès électronique aux portes
  • Les employés doivent assurer la désinfection des mains gantées avant et après la saisie du code numérique sur la porte d'accès

Communication

Le service Communication tient à jour régulièrement des avis internes sur les bonnes pratiques et autres précautions sanitaires à prendre. Les mémos doivent être apposés dans des endroits bien en vue et tous les panneaux d'affichage et de préférence en français / anglais ou en utilisant des images pour faciliter la compréhension.

Distanciation sociale sur le lieu de travail / opérations quotidiennes

  • Bureaux

Veiller à ce que la distance sociale de 1,5 mètre s'applique aux employés de bureau dans la mesure du possible. Il est également recommandé de désinfecter les gants avant et après l'utilisation d'équipements courants tels que les photocopieuses, les imprimantes, les téléphones et autres équipements de bureau.

Il est recommandé d'avoir du matériel de bureau individuel dans la mesure du possible

N.B: S'il n'est pas pratique d'appliquer une distance sociale de 1,5 mètre, envisagez le travail à domicile ou de travailler un jour sur deux

  • Travail à domicile

La direction et les chefs de service doivent identifier une liste d'employés qui peuvent travailler à domicile pendant une période prolongée afin de limiter le nombre d'employés sur le site et ainsi aider à prévenir la propagation du virus.

Les employés doivent disposer de tout l'équipement informatique et des informations d'identification nécessaires pour pouvoir atteindre leurs objectifs de travail à domicile. L'équipement informatique comprend un ordinateur portable, un écran, une imprimante / un scanner, un accès Internet et un accès au VPN / serveur. Notez que la papeterie devrait également être fournie au besoin.

  • Meetings/Trainings

Les réunions / formations en face à face ne peuvent se faire que si une distance sociale ou 1,5 mètre est appliqué et que tout le personnel convoqué doit porter son masque et ses gants.

Les réunions virtuelles utilisant des plateformes en ligne sont à privilégier pour un large public.

Les réunions inévitables peuvent se tenir en plein air, mais la distance sociale doit toujours être maintenue. De plus, tout procès-verbal de réunion ou tout document doit être en copie électronique pour éviter tout contact étroit.

Agenda de la prochaine commission

Date : 4 juin

Heure : 8h30

Mode : visioconférence

Thème : Comment manager & motiver ses équipes à distances ?

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