COVID-19

COVID-19 – Tous les bons outils pour vous faciliter le télétravail

Le 26/03/2020

Découvrez les outils indispensables télétravailler tout en conservant un lien avec vos collègues.

1) Les messageries collaboratives : Teams, Slack, Discord,WhatsApp

Pouvoir travailler, discuter et échanger des documents dans un outil universel avec son équipe est sans doute la première préoccupation lorsqu’il s’agit de se mettre au télétravail. Ces dernières années, plusieurs outils ont émergé et se sont imposés dans de nombreuses entreprises.

#Microsoft teams (inclut dans office 365)

Pour ceux qui disposent d’un compte Office 365 avec leur entreprise, la solution est toute trouvée. Teams, la plate-forme de communication collaborative de Microsoft, s’intègre parfaitement avec les outils de la suite bureautique. On y retrouve les documents stockés sur OneDrive, on peut accéder au calendrier pour planifier une réunion, ou encore en rejoindre une facilement grâce à l’outil d’appels et de visioconférence intégré.

Teams permet de créer différents canaux de discussions, accessibles par tous les membres d’une équipe, mais offre également la possibilité d’engager des conversations à deux ou en groupe avec d’autres collègues.

#Slack

Tout aussi efficace, Slack propose, peu ou prou, les mêmes possibilités que Teams, qui s'en est d'ailleurs grandement inspiré. Dans sa version gratuite, le service s’adresse en priorité aux petites équipes. Il reste en effet très limité puisqu’il n’est possible d’accéder qu’aux 10 000 messages les plus récents d’une équipe. N’espérez donc pas remonter plusieurs semaines de discussions pour retrouver un échange particulier. L’utilitaire propose par ailleurs une intégration avec d’autres applications comme Google Drive ou Office 365 pour vous permettre de retrouver vos documents dans l’application. Enfin, la version gratuite de l’outil ne vous permettra de réaliser des appels vidéo qu’entre deux collaborateurs. Il faudra passer à un abonnement payant pour ôter les limitations et profiter d’autres fonctionnalités.

#Discord (gratuit)

Enfin, vous pourrez vous tourner vers Discord, une solution entièrement gratuite. Cette application de VoIP, principalement utilisée par les gamers, offre des fonctionnalités qui en font un outil tout à fait légitime pour un usage professionnel.

Le programme permet de discuter par l’intermédiaire d’une messagerie textuelle ou vocale, mais n’intègre pas de fonction d’appel vidéo. Les discussions se déroulent dans des « Salons » où chacun pourra se voir attribuer un rôle offrant divers degrés de privilèges. Toutes les conversations sont stockées en ligne et restent accessibles pour y rechercher un message en particulier. Enfin, l’outil permet d’échanger facilement des fichiers avec les personnes ayant rejoint votre serveur.

#WhatsApp (gratuit)

Multiplateforme,, WhatsApp est une messagerie instantanée gratuite qui permet de communiquer avec ses collaborateurs, en passant des appels ou envoyant des messages. Il est également possible de partager photos, vidéos, messages audio et bien entendu fichiers. WhatsApp fonctionne également sur pc

2) Créer des documents collaboratifs : Office et Google

#Microsoft Office

Microsoft propose par exemple une version en ligne des applications de sa suite Office qu'il est possible d'installer sur votre machine. Accessibles aussi bien aux comptes payants Office 365 qu’aux comptes Microsoft gratuits (Hotmail, Live, Outlook), les différents programmes d’Office Online vous permettront, après avoir invité vos collaborateurs, de travailler à plusieurs sur un seul et même document. Celui-ci devra toutefois être stocké sur OneDrive pour que chacun puisse y accéder depuis son navigateur.

#Google Suite

Tout aussi efficace et gratuit, Google propose sa suite Google Docs. Parfaitement intégrés avec l’ensemble des outils de Google, les documents générés dans Google Docs sont stockés sur Google Drive et peuvent, après avoir été partagés, être accessibles à plusieurs collaborateurs qui pourront apporter des modifications en temps réel, avec une sauvegarde automatisée.

3) Stocker des documents en ligne : Dropbox, Google Drive, Onedrive

Si vous travaillez de chez vous, il y a de fortes chances pour que vous deviez partager des documents en ligne avec vos collègues. Pour cela, rien de mieux que les services de stockage sur le cloud qui permettent de conserver vos documents importants dans un répertoire en ligne que vous pourrez rendre accessible à vos collègues en générant un lien de partage.

#Dropbox

Parmi les solutions les plus couramment utilisées, Dropbox propose dans sa version gratuite 2 Go d’espace de stockage. Le service, accessible depuis votre navigateur, vous permet de synchroniser les dossiers de votre ordinateur en y installant le client, mais propose également d’accéder à vos fichiers depuis une application mobile Android et iOS. Vous pourrez augmenter la quantité d’espace moyennant une dizaine d’euros par mois pour 2 To de stockage.

#Google drive

Si vous possédez un compte Gmail, vous avez accès d’office au stockage de Google Drive. Dans sa version gratuite, le service offre 15 Go d’espace de stockage. Cet espace étant également utilisé pour stocker les e-mails de Gmail ou certaines photos et vidéos de Google Photos, il se peut que vous vous trouviez rapidement à l’étroit pour stocker vos documents. Pas de panique, vous pourrez toujours suivre ces recommandations pour libérer de l’espace sur Google Drive.

Et si cela ne suffit pas, Google propose plusieurs formules pour étendre le stockage, la moins chère permettant d’avoir à disposition 100 Go pour 2 euros par mois.

#Microsoft Onedrive

Enfin, si vous possédez un compte Microsoft (Hotmail, Live, outlook, etc.) vous profitez, comme chez Google, d’un espace de stockage sur OneDrive. Par défaut, Microsoft offre 5 Go d’espace gratuit, mais vous permettra d’augmenter l’espace en souscrivant à l’une de ces formules, la plus accessible démarrant elle aussi à 2 euros par mois pour 100 Go d’espace.

4) Faire de la vidéoconférence et du partage d'écran : Whereby, Skype, Zoom

La visioconférence semble être la solution idéale pour pallier l’impossibilité de se réunir dans la vie réelle.

#Whereby (gratuit pour 4 particpants)

Whereby est un outil de communication et de visioconférence avec comme avantage de ne pas avoir besoin d’installer de logiciel sur son ordinateur (une petite appli est en revanche nécessaire pour l’utiliser sur smartphone). Il est également possible de partager son écran.

#Skype (gratuit)
Skype est sans doute la solution la plus connue et la plus simple à mettre en place. Pour l’utiliser, vous devrez posséder un compte Skype ou un compte Microsoft, et ajouter les personnes avec lesquels vous travaillez habituellement à votre liste de contact pour être en mesure de les contacter.

#Google Hangouts (gratuit)

Google Hangouts est un service de visioconférence, et une messagerie instantanée (chat) offrant des outils intéressants, qu’il s’agisse d’une utilisation privée ou professionnelle.

#Zoom

Dans le même genre, Zoom vous permettra de réaliser des réunions en vidéo jusqu’à 100 participants d’une durée maximale de 40 minutes dans sa version gratuite. Le système intègre la possibilité de partager simultanément plusieurs écrans et de les annoter. Zoom intègre par ailleurs un module de transcription automatique qui, une fois activé, s’occupe de la prise de note de la réunion.

5) Faire de la gestion de projet / d'équipe

#Asana (gratuit jusqu'à 15 personnes)

Asana permet de gérer son équipe via le Web ou des applications mobiles. Il reprend les fonctionnalités comme la gestion de tâches, de projets et vision directe de son calendrier avec les événements à venir, mais aussi certaines fonctions comme la possibilité de partager des fichiers entre collaborateurs, ou la possibilité d’organiser de véritables conversations autour des projets en cours, y compris avec des Like similaires au réseau Facebook d’où viennent les deux fondateurs d’Asana.

#Trello

Reprenant le principe du post-it et du mur de tâche existants bien avant l’avènement de l’informatique, Trello est un outil clair et intuitif pour mener à bien un projet entre différentes personnes. De plus, il se décline en une version Web accessible en ligne, et une application mobile (sous iOS ou Android). Tous les collaborateurs voient le même tableau (correspondant à un projet) et reçoivent en temps réels des notifications chaque fois qu’une tâche est ajoutée ou complétée, chacun peut commenter l’avancement, et vous pouvez également créer des sous-projets pour gagner en clarté.

#Monday

Monday est un super outil de management de projet qui offre plusieurs fonctionnalités pour organiser le travail entre différents membres d’une l’équipe. Vous pouvez adapter votre tableau de bord simplement en fonction de vos besoins et ressources disponibles.